河北师范大学印章使用与管理办法

（2018年修订）

为加强和规范学校印章的管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用，维护学校权益，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），结合学校实际，特制定本管理办法。

一、适用范围

本管理办法所指印章包括“中共河北师范大学委员会”、“河北师范大学（含钢印）”，学校领导公务名章，“河北师范大学合同专用章”及其它业务专用章，各学院、各部门印章和冠有“河北师范大学”字头的附属单位印章及业务专用章等。

学校印章是按照国家规定，对内对外代表学校的法定名称，体现学校的权力、凭信和职责。

学校钢印限于各类证书原件照片、复印件审核用印，不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志，不能独立使用。

学校下属各单位印章不得对外使用，只能在本单位的职责范围内使用。

专用印章是学校及有关部门履行自己的某一专项业务而使用的印章。

校领导公务私章、签字章属于学校的公务章，代表学校领导人的身份，是行使职务的标志。

二、印章刻制

（一）刻制权限

校级印章由上级主管部门批准后刻制。校内各单位因工作需要刻制、更换印章或业务专用章，须提出刻章申请，单位负责人签署意见，交学校办公室审核并报请学校有关领导同意后，由学校办公室根据有关规定办理刻制手续。详见《河北师范大学印章刻制申请表》

校内任何单位不得自行刻制、更换印章。

（二）印章规格

印章规格一般为圆形。党委印章中间图案为镰刀和锤头，行政印章中间为五星；外环为机构规范名称。校级印章的直径为45mm，院、处级单位印章为42mm，副处级单位印章为40mm，科级单位印章为38mm。其它业务专用章的规格参照有关规定执行。

三、印章管理

（一）启用和废止

1. 各单位印章正式启用前，需在学校办公室留存印鉴备案，正式行文后方可使用。未经留样备案和正式行文的，一律不准使用。

2. 印章因单位合并、分立、名称变更、隶属变更等原因终止使用的，原印章必须在新印章留存印模、备案登记时上缴学校办公室；印章因单位撤销终止使用的，原单位负责人在收到学校发文后五个工作日内上缴学校办公室。收回的印章，区别情况予以封存或销毁：需要封存的公章，由学校办公室备案登记后移交档案馆封存；销毁公章须经校领导批准，2人监销。

（二）管理和使用

1. 各单位管理印章的工作人员要具备以下要求：坚持原则，办事公正，工作认真负责，组织纪律性强。

2. 校级印章（含钢印）、学校办公室印章和学校领导公务名章由学校办公室行政秘书负责保管；河北师范大学合同专用章和其它业务专用章分别由财务处和专用章刻制申请部门指定专人管理；各单位印章由本单位指定专人管理。管理人员临时外出时可将印章交所在单位主要负责人代为保管，不得随意委托他人代存代管。

3. 印章应妥善保管，确保安全。

4. 校级印章原则上不允许带出办公室。如遇非常情况，经主管校领导批准并有专人监印方可出外执行工作。

5. 印章管理人员必须严格履行用章程序，做好用章登记，以备查验。不得私自用章，不得在空白凭证或空白纸张上签章。

6. 凡“代章”用印，应在文件或材料的落款处注有“代章”二字，并将“代章”二字括起。

7. 印章应及时清洗，细心保护，保证印模的清楚、整洁。

8. 用章要端正，一般应加盖在正文右下方、落款时间的中上方，上沿应不压正文，底边在发文时间之下，即所谓“齐年盖月”。

（三）用印审查

1.了解用印内容，检查审批手续是否齐备；

2.审查学生证、毕业证、学位证、结业证、进修证、荣誉证、聘书等是否有校领导签字批准的书面材料；清点证书数量与名册人数是否相同；

3.超出用印审批范围的应请示有关校领导批准。

4．学校办公室对审核无误的文件材料加盖校印

（1）申请用印单位登记用印情况；

（2）一般性信函应保留校领导签批的原稿；

（3）协议书、合同、建筑设计图纸须保留一份文本；

（4）没有留存材料的要详细记载用印情况。

四、印章使用审批程序

（一）学校公章的使用范围

1. 以学校名义向上级领导机关和主管部门报送的请示、报告等，向校外发出的函件，在校内印发的文件；

2. 以学校名义签署的合同、协议、备忘录、意向书等，依照规定、约定或者惯例，不能使用学校业务专用章的；

3. 以学校名义颁发的证书、聘书等；

4. 以学校名义申报的科研项目、科研成果、科研奖励以及申请专利、商标等相关文件、材料；

5. 本校教职工或学生办理出国（出境）审批手续所需的相关文件、材料；

6. 其他依照规定、约定或者惯例，不能使用学校业务专用章，需要加盖学校公章的文件、材料。

（二）校级印章的使用审批程序

１. 公务用章

（1）公务用章的一般程序是：基层单位意见→主管部门审批→学校主管领导批准→加盖印章。

（2）凡公务用章，需逐项认真填写《河北师范大学印章使用审批表》（见附表，各单位可复印使用），并交学校办公室管理人员审核无误后方可加盖印章。

  （3）如用章活动涉及多个部门的权限和利益，盖章前需经多个部门共同签署意见。

２.日常用章

日常用章特指一般性的证明、各类荣誉证书、申请立项和结项等需要用印章的情况，盖章申请人所在单位（或主管部门）对盖章内容负责。程序如下：

用章人申请→申请人所在单位（或主管部门）审批→加盖印章。

  3.其它情况的用章，视具体情况另定。使用公章都要登记，公章登记本保存5年。

（三）学校领导公务名章的使用审批程序

1.学校领导公务名章用于毕业证书、学位证书、辅修证书、外国留学生结业证书、聘书和以校长名义发布的行政人事任免公文等。

2. 除已经学校领导本人授权或会签的文件外，临时用印须学校办公室主管领导批准，并做好登记。

（四）河北师范大学合同专用章和其它业务专用章的使用审批程序

河北师范大学合同专用章由财务处代表学校管理。根据《河北师范大学财务印章管理办法》校财字〔2014〕3号文件，我校凡与外部单位签署的各类合同，用章均需按照文件规定办理相关手续。

其它业务专用章由印章刻制申请部门制定相应的管理办法，专管专用。

各学院、各单位领导要切实负起责任，严禁违反印章使用制度，私自用章。对违反规定用章造成不良后果的，学校将追究其当事人及单位负责人的责任，给予严肃处理。后果严重的，要追究相关人员的法律责任。

本办法自公布之日起实行，由学校办公室负责解释。

附件：1. 河北师范大学印章使用审批表

     2. 河北师范大学印章刻制申请表

     3. 河北师范大学印章使用流程图